SOP (Standard Operating Procedure) Perpustakaan Kota Kupang
1. Tujuan
SOP ini bertujuan untuk memberikan pedoman standar dalam menjalankan operasional Perpustakaan Kota Kupang. Tujuan utamanya adalah untuk memastikan pelayanan yang efisien, efektif, dan memberikan kenyamanan bagi pengunjung serta memenuhi standar pelayanan yang ditetapkan.
2. Ruang Lingkup
SOP ini mencakup semua aktivitas operasional yang dilakukan di Perpustakaan Kota Kupang, termasuk layanan peminjaman buku, pengembalian, penggunaan fasilitas komputer dan internet, serta kegiatan-kegiatan lainnya yang terkait.
3. Prosedur Pendaftaran Anggota
- Langkah 1: Pendaftaran Anggota Baru
- Pengunjung yang ingin menjadi anggota harus mengisi formulir pendaftaran dengan data yang valid (nama, alamat, nomor telepon, dan kartu identitas).
- Petugas akan memverifikasi data dan menginputkan ke dalam sistem.
- Setelah pendaftaran selesai, anggota akan diberikan kartu anggota sebagai identifikasi saat melakukan peminjaman.
- Langkah 2: Aktivasi Kartu Anggota
- Setelah pendaftaran, kartu anggota diaktifkan dalam sistem dan anggota dapat mulai menggunakan layanan perpustakaan.
4. Prosedur Peminjaman Buku
- Langkah 1: Pemilihan Buku
- Pengunjung memilih buku yang ingin dipinjam di rak buku atau menggunakan fasilitas katalog digital.
- Langkah 2: Peminjaman Buku
- Pengunjung membawa buku yang ingin dipinjam ke meja layanan peminjaman.
- Petugas akan mencatat buku yang dipinjam dalam sistem dan memberikan informasi terkait tanggal pengembalian.
- Langkah 3: Pengembalian Buku
- Pengunjung harus mengembalikan buku tepat waktu sesuai dengan tanggal yang telah ditentukan.
- Petugas memeriksa kondisi buku dan mencatat pengembalian buku dalam sistem.
- Langkah 4: Denda Keterlambatan
- Jika buku terlambat dikembalikan, petugas akan memberikan denda sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
5. Prosedur Penggunaan Fasilitas Komputer dan Internet
- Langkah 1: Pendaftaran Pengguna
- Pengunjung yang ingin menggunakan fasilitas komputer dan internet harus mendaftar di meja layanan dengan menunjukkan kartu anggota.
- Langkah 2: Penggunaan Komputer
- Pengunjung dapat menggunakan fasilitas komputer untuk browsing, membaca e-book, atau mencari informasi.
- Langkah 3: Pengembalian Fasilitas
- Pengunjung wajib menyelesaikan penggunaan komputer dalam waktu yang ditentukan dan memastikan bahwa perangkat dalam keadaan baik.
6. Prosedur Penggunaan Ruang Seminar dan Pelatihan
- Langkah 1: Pengajuan Penggunaan Ruang
- Pihak yang ingin menggunakan ruang seminar untuk kegiatan pelatihan atau seminar harus mengajukan permohonan kepada pihak perpustakaan minimal 1 minggu sebelum acara dimulai.
- Langkah 2: Persiapan Ruang
- Petugas akan mempersiapkan ruang dan fasilitas yang dibutuhkan seperti proyektor, mikrofon, dan kursi.
- Langkah 3: Pelaksanaan Acara
- Acara dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah disepakati, dengan pengawasan petugas untuk memastikan kelancaran kegiatan.
7. Penanganan Keluhan Pengunjung
- Langkah 1: Penerimaan Keluhan
- Keluhan pengunjung dapat disampaikan secara langsung kepada petugas atau melalui kotak saran yang tersedia.
- Petugas akan mencatat keluhan dan memberikan respons yang cepat.
- Langkah 2: Penyelesaian Keluhan
- Petugas akan berusaha menyelesaikan keluhan segera, atau apabila diperlukan, keluhan akan diteruskan kepada pihak yang lebih berwenang untuk penanganan lebih lanjut.
8. Penutupan Perpustakaan
- Langkah 1: Persiapan Penutupan
- Petugas memastikan bahwa semua pengunjung telah meninggalkan ruang perpustakaan sebelum waktu tutup.
- Langkah 2: Pemeriksaan Ruang
- Setelah perpustakaan tutup, petugas akan memeriksa semua fasilitas dan memastikan ruang perpustakaan dalam keadaan aman dan bersih.
9. Evaluasi Layanan
- Langkah 1: Evaluasi Layanan
- Petugas akan melakukan evaluasi layanan secara berkala untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
- Langkah 2: Penyempurnaan
- Berdasarkan hasil evaluasi dan umpan balik dari pengunjung, pihak perpustakaan akan melakukan perbaikan layanan untuk meningkatkan kenyamanan dan kepuasan pengunjung.
10. Penutupan
SOP ini harus diikuti oleh seluruh staf Perpustakaan Kota Kupang untuk memastikan bahwa layanan yang diberikan kepada pengunjung berjalan dengan lancar dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.